Kosten
Personalvermittlung Kosten: Gebühren, Provision und Beispielrechnungen 2026
Inhaltsverzeichnis
„Was kostet das?“ — die erste Frage jedes Arbeitgebers, die letzte Frage, die die meisten Vermittler konkret beantworten. Dabei lässt sich die Rechnung offenlegen. Auf dieser Seite finden Sie die vollständige Kostenstruktur der Personalvermittlung aus Osteuropa, die üblichen Gebühren- und Provisionsmodelle, zwei durchgerechnete Beispiele und die versteckten Kosten, die niemand auf der Website nennt.
Zur Einordnung: Alle hier genannten Gebühren-, Provisions- und Stundenspannen sind marktübliche Richtwerte (Stand 2026) und dienen als Kalkulationshilfe — sie sind kein verbindlicher Preis von OSTBRÜCKE. Die konkrete Vermittlungsgebühr nennen wir individuell und vor Vertragsschluss.
Die vier Kostenblöcke — Überblick
Die Gesamtkosten einer über eine Vermittlung beschäftigten osteuropäischen Fachkraft setzen sich immer aus vier Positionen zusammen:
- Grundlohn — der brutto Stunden- oder Monatslohn, orientiert am deutschen Markt und an Branchenmindestlöhnen
- Sozialabgaben — Arbeitgeberanteil an Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitsversicherung, ca. 21–23 % auf den Bruttolohn
- Logistik — Unterkunft, Anreise, bei Bedarf lokale Mobilität
- Vermittlungsgebühr — das Honorar des Vermittlers, im Vertrag vorab fixiert
Hinzu kommen branchenabhängige Nebenleistungen: persönliche Schutzausrüstung, arbeitsmedizinische Vorsorge, Einarbeitung, bei ausländischen Kräften eventuell Sprachförderung. Diese Positionen fallen bei jeder Einstellung an — unabhängig von der Herkunft des Mitarbeiters.
Die Vermittlungsgebühr: drei Modelle im Markt
Wie Vermittler ihr Honorar berechnen, unterscheidet sich stark. Üblich sind drei Modelle:
Zur Abgrenzung: Bei der Personalvermittlung stellen Sie den Mitarbeiter selbst ein — es fällt eine einmalige Vermittlungsgebühr an. Bei der Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit) bleibt der Mitarbeiter beim Personaldienstleister angestellt und wird Ihnen überlassen — hier zahlen Sie einen laufenden Stundenaufschlag, dafür trägt der Verleiher das Arbeitgeberrisiko.
| Modell | Übliche Höhe | Träger des Risikos | Passt zu |
|---|---|---|---|
| Einmalgebühr pro Vermittlung | 2.000–5.000 € bzw. 15–25 % des Jahresgehalts | Arbeitgeber (bei frühem Ausscheiden oft anteilig erstattet) | Direkteinstellung |
| Stundenaufschlag (Überlassung) | 1,50–3,50 €/h auf den Bruttosatz | Vermittler (trägt Lohnfortzahlung, Ausfallrisiko) | Zeitarbeit, Projekte, Saison |
| Monatspauschale | individuell, eher bei Großaufträgen | vertraglich geregelt | Ganze Teams, Langfristbedarf |
Wichtig bei der Einmalgebühr: Seriöse Vermittler staffeln die Fälligkeit — häufig ein Teil nach Einsatzbeginn, der Rest nach bestandener Probezeit. Fragen Sie außerdem nach der Kondition bei vorzeitigem Ausscheiden: Üblich ist die kostenlose Ersatzstellung oder eine anteilige Rückzahlung innerhalb der ersten 3–6 Monate.
Beim Stundenaufschlag ist der verdeckte Vorteil, dass der Vermittler Arbeitgeber bleibt: Er trägt Sozialabgaben, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Urlaubsvertretung und das Risiko von Ausfällen. Der Aufschlag ist also kein „Aufpreis“, sondern ein Risikopreis.
Stundensätze und Gesamtkosten nach Branche
Die Stundensätze für osteuropäische Kräfte in Deutschland (brutto, ohne Sozialabgaben, Richtwerte 2026):
| Branche | Bruttosatz/h | Gesamtkosten/h (inkl. ~22 % SV) |
|---|---|---|
| Produktionshelfer | 14–16 € | ca. 17–20 € |
| Gabelstaplerfahrer, Lagerist | 15–18 € | ca. 18–22 € |
| Maschinenbediener, Schweißer | 17–22 € | ca. 21–27 € |
| Elektriker, Sanitärinstallateur | 20–25 € | ca. 24–31 € |
| Dachdecker, Gerüstbauer | 18–24 € | ca. 22–30 € |
| Pflegehilfskraft (Stundenmodell) | 16–19 € | ca. 20–23 € |
Die Sätze liegen bewusst im Bereich des deutschen Markts — der Sparhebel gegenüber der Eigenrekrutierung liegt nicht im Lohn, sondern in der Zeit und der Verfügbarkeit.
Zwei Beispielrechnungen
Faustregel für Ihre Kalkulation: Zum Bruttostundenlohn kommen rund 22 % Arbeitgeberanteile, 1,50–3,50 €/h für Unterkunft und Anreise sowie bei Einmalvermittlung 2.000–5.000 € einmalig. Beispiel Produktionshelfer (15,00 €/h): etwa 3.470 € Gesamtkosten pro Monat — inklusive Unterkunft und umgelegter Vermittlungsgebühr.
Beispiel 1: Produktionshelfer, Dauerstelle, Vermittlung mit Einmalgebühr
| Position | Betrag |
|---|---|
| Bruttolohn (15,00 €/h × 160 h) | 2.400 €/Monat |
| Sozialabgaben Arbeitgeber (~22 %) | 528 €/Monat |
| Unterkunft (Arbeitgeberanteil, üblich) | 300 €/Monat |
| Vermittlungsgebühr (einmalig 2.900 €, auf 12 Monate) | 242 €/Monat |
| Gesamtkosten im 1. Jahr | ca. 3.470 €/Monat |
| Gesamtkosten ab 2. Jahr | ca. 3.230 €/Monat |
Beispiel 2: Elektriker, Projekt über 6 Monate, Überlassung mit Stundenaufschlag
| Position | Betrag |
|---|---|
| Bruttosatz | 22,00 €/h |
| Vermittler-Aufschlag (all-inclusive) | +2,80 €/h |
| Abrechnungssatz | 24,80 €/h |
Im Überlassungsmodell sind Sozialabgaben, Lohnfortzahlung, Urlaubsvertretung und Verwaltung im Aufschlag enthalten — Sie kaufen kein Risiko. Bei 160 Stunden im Monat kostet der Elektriker den Betrieb ca. 3.970 €. Zum Vergleich: Der Marktpreis für vermittelte Elektriker über deutsche Personaldienstleister liegt 2026 bei 28–34 €/h.
Die versteckten Kosten — Checkliste
Diese Positionen stehen in keinem Angebot, entstehen aber real:
- Vakanzkosten vor dem Einsatzstart. Jede unbesetzte Produktionsstunde kostet je nach Branche 50–300 € Deckungsbeitrag. Die Vermittlungsgebühr ist dagegen oft in wenigen Wochen amortisiert.
- Einarbeitung. Planen Sie je nach Komplexität 1–4 Wochen reduzierte Produktivität.
- Sprachliche Begleitung. In der Anfangsphase lohnt sich ein bilingualer Ansprechpartner — intern oder über den Vermittler.
- Rückreise und Vertretung. Bei Saisonkräften und Projekten: An- und Abreise einplanen (meist pauschal im Vertrag).
- Kündigungs-/Ersatzregelung. Nicht einplanen, sondern vertraglich regeln: Was passiert bei vorzeitigem Ausscheiden?
Kosten im Vergleich: Vermittlung vs. Eigenrekrutierung
Die eigene Suche kostet kein Honorar — aber Zeit und Streuung:
| Position | Eigenrekrutierung | Vermittlung |
|---|---|---|
| Anzeigenkosten (Jobbörsen) | 1.500–5.000 € | entfällt |
| Zeit bis zur Besetzung | 3–9 Monate | 2–6 Wochen |
| Vakanzkosten je Monat | 3.000–15.000 € (positionabhängig) | 1–2 Monate |
| Auswahlqualifikation | Selbst prüfen | Vorgeprüft, dokumentiert |
| Risiko des Fehlgriffs | Arbeitgeber | Ersatzstellung vertraglich |
Für Positionen, auf die sich ohnehin kaum Bewerber melden — Handwerk, Produktion, Pflege — ist die Rechnung eindeutig: Die Vermittlung ist nicht die günstigere, sondern die einzige realistische Option mit planbarem Termin.
FAQ: Kosten der Personalvermittlung
Wie viel kostet eine Personalvermittlung?
Für Arbeitgeber je nach Modell: einmalig 2.000–5.000 € pro Vermittlung oder 1,50–3,50 €/h Aufschlag bei Überlassung. Für Arbeitnehmer ist jede seriöse Vermittlung kostenlos — verlangt ein Vermittler Geld vom Bewerber, ist das ein Warnsignal.
Wie hoch ist die Vermittlungsgebühr bzw. Provision?
Bei Festanstellungen sind 15–25 % des Jahresbruttogehalts üblich; bei Handwerks- und Produktionsfachkräften häufiger Festbeträge zwischen 2.000 und 5.000 €. Bei Arbeitnehmerüberlassung wird statt einer Einmalgebühr ein Stundenaufschlag von 1,50–3,50 € berechnet. Die Gebühr wird meist erstattet oder reduziert, wenn der Mitarbeiter während der Probezeit ausscheidet — das sollte vertraglich stehen.
Wie viel Provision bekommt ein Personalvermittler tatsächlich?
Vom Arbeitgeber, nicht vom Bewerber. Die Spanne ist groß, weil die reine Personalvermittlung in Deutschland — anders als die Arbeitnehmerüberlassung, die eine AÜG-Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit voraussetzt — kein erlaubnispflichtiges Gewerbe ist und jede Agentur ihr Honorar frei kalkuliert. Transparenz vor Vertragsschluss ist deshalb das wichtigste Qualitätsmerkmal: Personalvermittler im Vergleich.
Welche Kosten entstehen bei der Personalvermittlung von Mitarbeitern aus Polen konkret?
Vier Blöcke: Grundlohn (deutsches Marktniveau), Sozialabgaben (~21–23 %), Logistik (Unterkunft 150–350 €/Monat, Anreise) und die einmalige Vermittlungsgebühr. Beispiel Produktionshelfer aus Polen: rund 3.470 € Gesamtkosten pro Monat im ersten Jahr — kalkulierbar vor Vertragsschluss. Details: Mitarbeiter aus Polen.
Wer zahlt bei Personalvermittlung?
Der Arbeitgeber. Die Vermittlungsgebühr, wie auch alle übrigen Vermittlungskosten, trägt der einstellende Betrieb. Gesetzlich geregelt ist: Arbeitnehmer dürfen für die Vermittlung nicht zur Kasse gebeten werden.
Ist Personalvermittlung kostenlos?
Für Bewerber: ja, immer. Für Arbeitgeber: nein — aber seriöse Vermittler nennen die Gebühr vor Vertragsabschluss und staffeln die Fälligkeit nach Probezeit.
Warum so teuer, wenn der Vermittler nur vermittelt?
Sie zahlen nicht für eine Anzeige, sondern für Zugriff auf einen geprüften Bewerberpool in einem Markt, in dem Sie selbst nicht suchen können: lokale Kanäle in Polen, Rumänien und dem Baltikum, Sprachprüfung, Dokumentenbeglaubigung und die Absicherung, dass die Kraft tatsächlich anreist und bleibt.
Alle Zahlen auf dieser Seite sind marktübliche Richtwerte mit Stand 2026 und dienen der Orientierung. Sie ersetzen keine individuelle Kalkulation; Tarife, Mindestlöhne und Marktsätze können sich ändern.
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