Recht & Compliance
Eigenanstellung vs. Personalvermittlung vs. Subunternehmer: Steuern, Kosten & Haftung im Vergleich
6 Min. Lesezeit
Inhaltsverzeichnis
Sie brauchen Personal aus Osteuropa und stehen vor der Frage: Selbst einstellen, über einen Vermittler — oder gleich eine polnische Firma als Subunternehmer beauftragen? Alle drei Wege sind legal. Sie unterscheiden sich aber massiv in Kosten, Steuern und Haftung — und einer von ihnen birgt ein Risiko, das viele Auftraggeber erst bei der Betriebsprüfung kennenlernen.
Dieser Vergleich legt alle drei Modelle offen, inklusive der Zahlen und der Fallstricke, die in Angeboten kleingedruckt oder gar nicht genannt werden.
Das Wichtigste vorab
- Eigenanstellung gibt Ihnen maximale Kontrolle bei vollem administrativem Aufwand.
- Personalvermittlung / Arbeitnehmerüberlassung ist der pragmatische Mittelweg: geprüftes Personal, Risiko liegt beim Vermittler, Kosten sind planbar.
- Subunternehmer/Werkvertrag verspricht auf dem Papier die geringsten Kosten — und ist das Modell mit dem größten rechtlichen Risiko, wenn es schlecht konstruiert ist.
Modell 1: Eigenanstellung — der Arbeitgeberweg
So funktioniert es: Sie rekrutieren (selbst oder über eine Vermittlung gegen Einmalgebühr) und stellen die Fachkraft direkt bei Ihrem Betrieb an.
| Kriterium | Bewertung |
|---|---|
| Monatliche Kosten | Bruttolohn + ca. 21–23 % Sozialabgaben Arbeitgeber |
| Einmalige Kosten | Rekrutierung (Anzeigen oder Vermittlungsgebühr 2.000–5.000 €) |
| Steuern | Lohnsteuer in Deutschland, normale Lohnbuchhaltung |
| Haftung | Voll beim Arbeitgeber — aber transparent und kalkulierbar |
| Kontrolle | Maximal: Weisungsrecht, Einsatzplanung, Bindung |
| Zeitaufwand | Lohnbuchhaltung, ggf. Betreuung bei Anreise/Unterkunft |
Wen passt es: Betriebe mit dauerhaftem Bedarf und bestehender Lohnbuchhaltung, die Personal langfristig binden wollen. Die Detailrechnung: Personalvermittlung Osteuropa Kosten
Modell 2: Personalvermittlung und Arbeitnehmerüberlassung
So funktioniert es: Der Vermittler rekrutiert vorab geprüfte Kandidaten. Entweder werden diese bei Ihnen angestellt (Vermittlung, Einmalgebühr) oder sie bleiben beim Vermittler beschäftigt und werden Ihnen überlassen (Überlassung, Stundenaufschlag).
| Kriterium | Vermittlung (Festanstellung) | Überlassung (Zeitarbeit) |
|---|---|---|
| Kosten | Einmalgebühr + Lohnkosten | Stundensatz all-in (24–31 €/h Handwerk) |
| Risiko bei Ausfall | Ersatzstellung vertraglich | Trägt der Vermittler |
| Flexibilität | Mittelmäßig | Hoch — projekt- und saisonabhängig |
| Verwaltung | Ihre Lohnbuchhaltung | Beim Vermittler |
| Steuern | Lohnsteuer (Ihr Betrieb) | Umsatzsteuer auf Dienstleistung |
Wen passt es: Die meisten. Vermittlung bei dauerhaftem Bedarf, Überlassung bei Projekten, Saisonspitzen und Probephasen. Die Prüfung der Kandidaten (Sprache, Referenzen, Dokumente) übernimmt der Vermittler — → unser Prüfprozess im Detail. Die vollständige Tiefe des Überlassungsmodells mit AÜG-Zahlen, Equal Pay und Verrechnungssätzen: → Zeitarbeit aus Osteuropa
Modell 3: Subunternehmer / Werkvertrag — das riskante Schnäppchen
So funktioniert es: Sie beauftragen eine osteuropäische Firma mit einem Werkvertrag. Die Firma entsendet ihre eigenen Mitarbeiter nach Deutschland und stellt Ihnen eine Rechnung.
Der Haken: Das Modell ist nur legal, wenn es sich tatsächlich um eigenverantwortliche Auftragnehmer handelt. Das ist oft nicht der Fall. Typische Warnzeichen:
- Die „Firma“ besteht aus ein bis zwei Personen, die ausschließlich bei Ihnen arbeiten
- Der Einsatz unterliegt Ihren Weisungen, Arbeitszeiten und Ihrer Direktion
- Es gibt weder echtes Unternehmerrisiko noch eigene Maschinen noch ein Auftreten am Markt
- Der Stundenpreis liegt auffällig unter dem, was ein legal angestellter Mitarbeiter kosten würde
Rechtsfolge: Scheinselbständigkeit. Ist der Subunternehmer tatsächlich abhängig beschäftigt, wird das Konstrukt rückwirkend in ein normalis Arbeitsverhältnis umgedeutet. Die Konsequenzen für den Auftraggeber — konkret beziffert:
- Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen — für die gesamte zurückliegende Beschäftigungsdauer, haftend ist der Auftraggeber. Bei einem „Subunternehmer“ mit 2.500 € Monatsabrechnung laufen über zwei Jahre rund 13.000 € Arbeitgeberanteile nach, plus 15 % Säumniszuschlag pro angefangenem Monat
- Haftung für Arbeitsunfälle — auch rückwirkend, ohne dass eine Unfallversicherung bestand; bei einem schweren Unfall sind sechs- bis siebenstellige Beträge realistisch
- Lohnsteuer-Haftung inklusive Säumniszuschlägen — im Beispiel zusätzlich rund 9.000–11.000 € über zwei Jahre
- Bei gewerbsmäßiger Anordnung kann Strafbarkeit wegen Schwarzarbeitsbeauftragung (§ 266a StGB) in Betracht kommen
Die Frage „Kann ich eine polnische Firma beauftragen?“ ist also mit „ja, aber“ zu beantworten: ja, wenn es eine echte Werkleistung mit echtem Unternehmerrisiko ist — nein, wenn die „Firma“ nur ein Etikett für verdeckte Arbeitnehmerbeschäftigung ist. Im Zweifel entscheidet die Statusfeststellung der Rentenversicherung, und die fällt regelmäßig zulasten des Auftraggebers aus.
Die Umsatzsteuer-Frage
„Muss ich als Privatperson Umsatzsteuer auf eine Rechnung aus Polen zahlen?“ Für gewerbliche Auftraggeber gilt: Bei Leistungen eines ausländischen Unternehmers, die in Deutschland erbracht werden (klassisch: Bauleistungen), schuldet der deutsche Empfänger die Umsatzsteuer nach § 13b UStG (Reverse Charge) — die Rechnung kommt netto, Sie melden die Steuer selbst. Auf der Rechnung aus Polen müssen stehen: Name und Anschrift beider Parteien, die USt-IdNr. des polnischen Unternehmers, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum, netter Betrag und der Hinweis auf die Steuerumkehr. Fehlt der Hinweis, kann das Finanzamt die Rechnung berichtigt verlangen — lästig, aber reparabel.
Für Privatpersonen gilt bei Bauleistungen: Die Umsatzsteuer schuldet der polnische Unternehmer in Deutschland — er muss sich dafür registrieren. Viele tun es nicht, und die Rechnung weist polnische Umsatzsteuer (23 %) aus. Das ist ein Klassiker bei grenzüberschreitenden Handwerksaufträgen und ein Grund mehr, bei privaten Aufträgen über Vermittlungsplattformen mit geprüften Anbietern zu arbeiten. → Polnische Fachkräfte im Handwerk
Die drei Modelle auf einen Blick
| Eigenanstellung | Vermittlung | Subunternehmer | |
|---|---|---|---|
| Einmalige Kosten | 2.000–5.000 € (Rekrutierung) | 2.000–5.000 € Gebühr oder 1,50–3,50 €/h Aufschlag | gering |
| Laufende Kosten | Lohn + ~22 % SV | Lohn + SV (oder all-in-Stundensatz) | Stundenpreis der Firma |
| Verwaltungsaufwand | hoch | mittel | niedrig |
| Scheinselbständigkeitsrisiko | keins | keins | hoch, haftet beim Auftraggeber |
| Kontrolle über Qualität | hoch | hoch | mittel |
| Flexibilität | gering | hoch | mittel |
| Geeignet für | Dauerbedarf | 90 % der Fälle | echte Werkleistungen mit dokumentierter Eigenständigkeit |
FAQ zu den Vertragsmodellen
Welche Nachteile hat es, Subunternehmer zu werden oder zu beauftragen?
Für den Beauftragenden: Haftung für Sozialabgaben, Unfälle und Lohnsteuer bei Scheinselbständigkeit — rückwirkend und unbegrenzt für die Dauer der Zusammenarbeit. Für den Subunternehmer selbst: weder Kündigungsschutz noch Urlaubsanspruch noch Krankenlohn, dafür volles unternehmerisches Risiko.
Wie viel bekommt ein Subunternehmer pro Stunde?
In der Bau-Subunternehmervermittlung üblich sind 18–30 €/h auf Werkvertragsbasis — also scheinbar unter dem Preis angestellter Kräfte. Rechnet man die übertragenen Risiken (Haftung, Ausfall, Regress) gegen, ist der Preisvorteil in den meisten Fällen trügerisch.
Was ist der Unterschied zwischen Zeitarbeit und Personalvermittlung?
Zeitarbeit: Der Mitarbeiter bleibt beim Verleiher angestellt und wird Ihnen überlassen. Personalvermittlung: Der Mitarbeiter wechselt zu Ihnen, der Vermittler ist nur Recruiter. → ausführlich: Recht & Compliance
Kann ich von Modell zu Modell wechseln?
Ja, und genau das ist die empfohlene Strategie: Überlassung für die ersten Monate, Festanstellung (direkt oder vermittelt), wenn sich die Kraft bewährt. So verteilen Sie Risiko und Bindung sinnvoll über die Zeit.
Fazit
Für die überwältigende Mehrheit der Betriebe ist die Kombination aus Vermittlung und Überlassung der rational beste Weg: geprüftes Personal, planbare Kosten, kein Statusrisiko. Das Subunternehmer-Modell bleibt Spezialisten mit juristisch geprüften Verträgen vorbehalten — und Eigenanstellung ist die richtige Wahl, sobald dauerhafter Bedarf feststeht.
[Beratung zum passenden Modell anfragen →]
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